この記事では あなたの目の前のめんどうくさい仕事を楽にするツールをMicrosoft Access のマクロや Access VBA を使ってどうやって作るのか、その考え方を簡単に紹介します。
めんどくさい仕事の例
めんどくさい仕事っていろいろあると思いますけど
例えばどんな仕事がめんどくさいの？
よく聞いてくれましたっ！
例えば
会社に行ったらいの一番で先輩のところへ行って
「先輩、今日もいい感じですねッ❤」って言わなくちゃいけないとか～
仕事してるんだかしてないんだかわかんない窓際のおじさまに頼まれた
資料のコピーをしなきゃいけないとか～
上司に
「みなみくん、今日の夕方みんなで飲みに行くぞぉ～。」
「よかったら君もどうだ」
といわれ、断る理由を考えないといけないとか～
．．．
あんなことや こんなことや…
うふふ 今日もい感じ るん💛
ごめんなさいっ！
聞き方を間違えました。
みなみさんにとって、そういったことは確かにめんどくさそうですけど
出来れば Microsoft Office に関連した仕事のルーチンワーク的なテーマでお願いします…(汗)
え～ だめじゃん
しょうがないな～
んとね～
プロジェクトの進捗が毎日 Outlook メールの添付の進捗 Excel ファイルで送られて来るんだけど
それを決められた時間までに会議資料になっているマスターのExcel ファイルに変更のあった部分だけ転記しないといけなかったり～
しかも進捗会議が17:00からなのに進捗がメールで送られてくるのが16;00過ぎだったりするのよね～
こんな調子だから彼氏と夕方一緒に食事行こうって約束したのにぃ～
こっちからドタキャンしないといけないし､もう最悪っ!
あとね～一週間に一回
その進捗資料から進捗状況からグラフを作成したり～
進捗資料を送ってこないその担当グループに督促メール送信したり～
．．．
そんなことや こんなことや…
うわ～そんなことまで！？
でもこれって程度の差はあれ
多くの会社で似たようなことがありそうですよね～
みんな一生懸命仕事はしてるんでしょうけど…
課題を整理しよう
さて全ての課題を一気にかたずけることはできませんが
話のとっかかりとして
ここで最初に話題になっている
「プロジェクトの進捗が毎日 Outlook メールの添付の進捗 Excel ファイルで送られて来るんだけどそれを決められた時間までに会議資料になっているマスターExcel ファイルに変更のあった部分だけ転記しないといけなかったり～」
の部分を担当者の Microsoft Office 関連作業の切り口で少し分解､整理してみましょう。
話を簡単にする為に、それぞれのグループに展開されている進捗 Excel ファイル､マスタ Excel ファイルの記入フォーマット､ファイル名は同じルールに基づいているものとし、グループ名は Excel ファイルの中に記入されていることにしておきましょうね｡
- 毎日決められた時間帯に Outlook を開いて担当グループから進捗メールが届いているか確認する
- 決められた時間帯に進捗メールが来ていなかったら担当グループに督促メールの送付や督促電話をかける
- 進捗メールが来ていたら添付 進捗 Excel ファイルをデスクトップに保存する
- 保存したグループ毎の 進捗 Excel ファイルの記入セルをマスター Excel ファイルの当日分マージシートに転記する
- 当日分マージシートと前回分マージシートで変更があった部分の差分を確認し、差分があった部分のみ マスター Excel シートの 報告用シート に転記する
こんな感じでしょうか。
ここではそれらを解決するツールをどうやって作って行くのかについては詳しくはふれませんが、ざっくりいうと
- a ､c は Outlook をどうにかすればできるかも～
- b は受信メールアドレスから電話番号を関係づけないといけないので Access 向きかも～､ん？Excel でもできるのか?
- d ～ e Excel で何とかできそう～
って感じですかね。
ここでお伝えしたいのは
このようにたいていの課題は複数のテーマが絡み合い複雑ですが
- 課題を分解し
- 整理し
- 一つ一つツール化していく
ことで道は開けるってことです。
Access VBA をどう使うのか
でもご紹介しましたが
Access はデータベースを作ることができるだけではなく､先ほどの Outlook 、Excel 、 Access といった Microsoft Office アプリケーションを VBA を使って制御することができるのでそれぞれのツールを Access の中で作ることができます｡
そして Access の マクロ の仕組みを使ってそれらを積み木のように一つ一つ組み上げたり、自動実行したりすることができます｡
Excel のマクロになじんでる方には自明ですが、Access のマクロと、Excel のマクロは名前こそ同じですが､まるっきり別です。なんで違うものを同じ名前で呼ぶのか「 知らんけど -_-; 」
さらに言えば
で紹介している バッチファイル の仕組みと Access を組合わせることで、複数の Access ツールを一つの バッチファイル の中にまとめあげ、この バッチファイル のワンクリックでこの統合ツールを実行することができるようになるんです｡
全てを知る必要はあるのか
いいえ。
一般に Access VBA に限らず、Excel VBA でも、他の全てのプログラミング言語全般でもそうだと思いますが
そのプログラミング言語の全てを知る必要はありません。
自分に必要なことを自分に必要なタイミングで検索し、徐々に知識を深めていきましょう。
重要なことは課題解決にむけた問題意識をもち続け学び続けることです。
何であたしこんなこと毎日してるの？
もっと楽にできる方法はないの？
そうすれば何かの時にいい考えが浮かびます｡
あ、これってこうすればいいんじゃん💛
仕事を楽にするツールをどう作るのか
さて、あなたは自分の仕事を楽にしたいのですよね。
でもこれを一気にやろうとすることは
時間や費用、技術スキル等が障壁となり難しいと思います。
大体そんなに簡単にできるならもうとっくにやってますよね。
でもあなたの課題を分解可能な小さなピースに分解し、このピースごとに少しずつ解決、実装していくと
- 日々効果を実感できる
- 作業の効率化を図るモチベーションが維持できる
ので効率化そのものや学ぶことが楽しくなってきます。
なので、あなたは小さな業務改善ツールを作り
それをバッチファイルで組み合わせていくアプローチをとりましょう。
立派なものを作る必要はありません｡あなたの仕事が楽になればい～いんですっ！
ところであなたの解決したい課題は何ですか？
もしあなたがこういったことができないかというような課題をお持ちなら
ぜひ当サイトのメニューにある[お問い合わせ]からご相談ください。
できれば Microsoft Office ファミリー、つまり会社によくある Outlook 、Word 、Excel 、PowerPoint 、Access といったソフトウエアに関連した課題でお願いします(笑)。
まとめ
いかがでしたか？
この記事ではあなたの作業を楽にするアプリケーションの作り方について
- 課題を分解可能な小さなピースに分解し
- このピースごとに少しずつツールをしていく
というアプローチ方法を紹介しました。
また
- 全てを知る必要はないこと
- 問題意識を持ちづづけることが大事
- 立派なものを作る必要はない
という考え方を紹介しました。
さてあなたの目標は
- 今の状況から抜け出してもっと前向きな仕事に取り組みたい
- さっさと仕事を切り上げて充実したアフターファイブを過ごしたい
でしたよね。
あなたの解決したい課題は何ですか？
次回はまた
でまた Access VBA の新しい窓を開きましょう。
さらに違う世界が見えてくるはずです。
Microsoft Access 関連教材は次のリンクからどうぞ。
いつも記事を読んで頂きありがとうございます～
今日の調子はいかがですか？